Bienvenido a la segunda tirada de esta partida en donde iré descubriendo las 37 casillas clave para una transformación digital.
Recuerda que en la primera tirada definí lo que entiendo como Transformación digital y por qué es tan necesaria así como las palancas con las que contamos y que iremos viendo a medida que avancemos en el tablero de juego.
Recuerda también que, al igual que el resto de mi contenido, quiero hacer lecturas concisas y concretas, de no más de 10 minutos de duración que te ayuden a fijar los conceptos fundamentales.
Hoy voy a hablar del dato, qué significa definir su estrategia y cómo hacerlo. El objetivo clave de este movimiento es tener una buena cultura del dato en tu negocio, una cultura que entienda todos los beneficios y riesgos asociados al mismo.
En internet podemos encontrar miles de artículos sobre el Dato, sobre complejas estrategias de libro de cómo tratarlo, e ideales de cómo explotarlo y beneficiarse de él.
Pero quiero que este post sea mucho más terrenal y algo que, en el fondo, puedas poner en la práctica en el día a día.
BENEFICIOS Y RIESGOS ASOCIADOS
El beneficio del dato es claro, y es su monetización.
Seguro que has escuchado muchas veces el concepto de monetizar el dato, algo que parece muy obvio pero que creo que es una de las cosas más difíciles que se pueden hacer en un negocio.
Ahora, si se consigue hacer bien se convierte en el activo más principal de una empresa. Mira las compras multimillonarias más recientes, en todas ellas el dato tiene una ponderación muy significativa sobre el precio de la transacción. Google ofrece miles de servicios gratis por la monetización de nuestro datos, Facebook compró WhatsApp por 22 mil millones de dólares por los datos que disponía de millones y millones de personas.
Pero también tiene sus riesgos si no consigues hacerlo bien, quiero recordarte el post en donde hablaba de las implicaciones de no tener tu dato bien definido a nivel estratégico en base a una encuesta realizada a más de 1.500 altos directivos a nivel mundial
¿QUE SIGNIFICA MONETIZAR EL DATO?
Déjame por un momento que volvamos al concepto de monetizar el dato. Creo que hay un error generalizado pensando que esto significa poder vender más, o poder ofrecer más servicios a nuestros clientes. Sin duda es parte de la monetización, pero recuerda que...
El efecto final sobre tu cuenta de resultados de ganar más o gastar menos es el mismo.
Con esto quiero decirte que sí, efectivamente con el dato puedes ganar más, pero es que también puedes ser más eficiente (gastar menos en hacer lo mismo) o más eficaz (ser más rápido con los mismos recursos).
Con lo cuál, para mi, monetizar el dato significa:
Eficiencia operativa: es decir, operar tu negocio de forma más eficiente en el día a día. Imagínate un escenario muy común de tus equipos, en donde tienen tareas rutinarias de descarga de datos de tu sistemas de contabilidad o de RRHH, tienen que tratar los datos en Excel, y luego hacer un PowerPoint para que tu entiendas las cifras. El proceso puede llevar horas u incluso días. Si defines una buena estrategia y proceso de dato, estos procesos pueden prácticamente automatizarse al completo, lo que te deriva una menor necesidad de personal o que esta misma gente pueda dedicar su (costoso) tiempo a tareas que realmente aporten valor a tu empresa. Ahora imagina que tienes una empresa de logística, si eres capaz de encontrar las rutas optimas y asegurar un mayor tiempo de tu flota con carga, serás mucho mas eficiente. Todo esto se consigue con datos y mas datos.
Optimización de procesos: todo lo que no se mide no se conoce, y si no se conoce no se puede mejorar. Gran frase del Lord Kelvin. Y yo añadiría, todo lo que no se mide, no existe. Y es que los procesos de tu empresa son como la red de tuberías de un gran edificio, puedes perder agua por alguna junta o rotura o incluso puedes tener atascos (cuellos de botella) pero si lo mides, no lo sabes y por tanto, estás perdiendo dinero cada minuto que pasa. Para medirlo necesitas tener claro dónde tienes los datos para hacerlo.
Toma de decisiones más acertadas, y sin duda, de forma mas rápida. Esto es cómo si tienes que hacer una quiniela, y no cuentas con información alguna sobre el rendimiento de los equipos que participan. La decisión por definición tiene muchas menos probabilidades de ser la acertada que si hubieses contado con un análisis pormenorizado de los participantes.
Mayor ingreso: sin duda, porque al conocer tu proceso y conocer tu cliente vas a poder vender lo que necesitas vender, en el momento adecuado a la persona adecuada. Imagínate que trabajas en una empresa de pañales y tienes que adaptar tu estrategia de marketing y asegurar la cadena de suministro para evitar falta de stock en tiendas. Igual la siguiente tabla te ayuda a centrar el tiro, es cuestión de tener y explotar el dato:
(Se muestran los cumpleaños por día del mes del año)
Tu cliente, más contento. Ya desarrollaremos a futuro la visión cliente y los beneficios que esto trae.
ASPECTOS FUNDAMENTALES EN LA DEFINICION DEL DATO
Ten en cuenta que adicionalmente al aspecto de negocio, el Dato tiene tres vertientes adicionales que tienes que tener bajo absoluto control:
(Ciber) Seguridad: Tienes que poner las medidas de seguridad físicas y digitales necesarias para asegurar uno de tus activos mas críticos.
Privacidad: por el bien tuyo, de tus clientes y del cumplimiento de normativas como GDPR.
Calidad: no todo es tener muchos datos, si no que los datos que tengas sean de calidad y tengan una traza suficiente hasta donde se originaron.
DEFINICION DE ESTRATEGIA DEL DATO
Tenemos claro que el dato es un activo crítico de la empresa (cualquiera sea su tamaño) y que hay que saber monetizarlo y para ello, hay que definir una buena estrategia. Voy a empezar con la definición del propio Amazon sobre lo que consideran ellos que esto significa:
De esto quiero extraer un par de conceptos.
Las herramientas de gestión de nuestros negocios hoy en día nos proveen con miles y miles de datos que tenemos que aprender a procesar. Antes el contar con el dato era un valor en si mismo, hoy el valor radica en poder entenderlo, comprenderlo y explotarlo.
A la hora de definir tu estrategia tienes que tener en cuenta que el dato está en todos los procesos de tu empresa. Creo que es un error asociar la gestión del dato al departamento financiero o a los equipos de tecnología. Necesitas tener una visión global del dato.
¿COMO DEFINIR UNA ESTRATEGIA DE DATOS?
Una vez he intentado dejar claras las ventajas de tener un dato controlado ahora la pregunta es... ¿y cómo defino una estrategia de datos?
Voy a intentar resumirlo en una serie de pasos independientemente del tamaño y objetivo de tu necesidad o empresa, como si quieres hacerlo para la gestión de finanzas de tu vida personal. No te hacen falta complejísimas herramientas informáticas para hacerlo. Con un folio, una hoja de Excel y algunas webs gratuitas como esta puedes conseguir resultados extraordinarios:
Ten muy claro el objetivo de tu negocio. Esto va a definir cual es el campo clave de tu modelo sobre cual va a pivotar el resto. Si te dedicas a alquilar casas rurales, tu activo principal será el bien a alquilar.
Pinta el proceso completo del negocio. Todas las funciones, con sus flujos básicos de cada una de ellas, y escribe a su lado las fuentes de información que tienes disponibles. En el ejemplo anterior, igual tienes gente de marketing que está más con AirBnB y después tienes gente que utiliza idealista para hacer la prospección de mercado. También tendrás los aspectos financieros en un Excel o herramientas específicas.
Elabora tu Modelo de Datos. Dicho de otra forma, cómo todo lo anterior está relacionado entre sí (en unas semanas verás mayor detalle de este punto ya que es una de las próximas partidas)
Elige la tecnología adecuada que utilizarás: si es un proyecto personal o una pequeña empresa igual con un Excel y alguna herramienta gratuita puedes hacerlo, si ya manejas un volumen considerable o necesitas que tu negocio tenga cierta disponibilidad igual te tienes que ir a esquemas más complejos en la nube, Big Data o centros de procesamientos de datos en tu empresa.
Asegúrate que vas a medir y gestionar los datos en todos los momentos relevantes de tu empresa, entendido como comités, reuniones periódicas con la alta dirección o reuniones propias de seguimiento de tu negocio. Incluye siempre aspectos de tu estrategia del dato. Esto es fundamental para crear una buena cultura del dato.
Rodéate de gente con conocimiento y con ganas. En varios sentidos:
Como he dicho al principio, el dato está en toda la organización, con lo que finalmente todos los empleados estarán de alguna forma involucrada.
El dato es un tema que puede resultar arduo y complejo, elige a los embajadores de tu estrategia, gente que le apasione, que lo disfrute y que vea las ventajas de una gestión estratégica. Involúcrales desde el principio aunque estén siguiendo con sus funciones.
Asegúrate de tener conocimiento muy específico para asegurar las 3 vertientes que he dicho antes: Seguridad, Privacidad y Calidad. Dependiendo de la complejidad de tu negocio tendrás que dotar de más o menos recursos en los equipos de ciberseguridad, en los de cumplimiento (GDPR) y en el equipo específico que lleve el diseño y gestión de tu modelo de datos, es decir, el CDO (Chief Data Officer).
Autoformación y formación permanente. Haz charlas, da cursos, lee, publica.. lo que necesites para nunca perder la chispa por saber más y que tu gente sepa más sobre las ventajas e inconvenientes de la gestión del dato.
OTROS TEMAS A CONSIDERAR
Por último, te doy unos tips finales que me han servido en mi carrera a lidiar con este toro:
Utiliza el sentido común. Ni en el cole ni en la carrera nos enseñan cómo gestionar los datos, pero llevamos haciéndolo toda la vida. Cuando pones orden en los papeles de casa estás gestionando datos, cuando te bajas las cuentas del banco e intentas encontrar explicaciones estás gestionando datos. Ahora sólo hace falta que te mentalices que es un aspecto que tienes que, metódicamente, meter en tu día a día.
No es un cambio de la noche a la mañana, y es un proceso que necesitas muchísima paciencia.
No todo el mundo vale para gestionar datos, igual que no todo el mundo puede hacer salto de pértiga. Es un tema de gustos, si a alguien le gusta, lo hará bien, si no, pues no lo dedicará el tiempo suficiente como para exceder.
Recuerda:
Es fundamental generar una cultura del dato, para ello, su gestión tiene que estar incluida en el día a día de tu negocio
Una buena estrategia nos va a ayudar a una monetización del mismo
Monetizar significa ganar más o gastar menos
Debes asegurar la seguridad, calidad y privacidad del dato
Haz un análisis completo de tus procesos y tus fuentes de datos.
Involucra a todas las personas y rodéate de gente que le apasione su gestión. Define las funciones clave para ayudarte a una correcta gestión del mismo.
Dedica tu tiempo a entender lo anterior. Coge un folio en blanco y empieza a pintar todas las piezas. Dibuja tu objetivo, los procesos relacionados, las fuentes de información que conoces. Piensa qué datos pueden ser susceptibles de robo y qué datos son confidenciales. Pon en una lista todos tus empleados y piensa qué datos manejan. Identifica los embajadores de tu estrategia, siéntate con ellos y comparte tus dibujos. Intenta obtener volúmenes de datos y piensa en la disponibilidad que necesitas, busca personas que te puedan dar charlas o que te diseñen cursos a medida de tu realidad. Comparte tu estrategia con todos los empleados y asegúrate de incluir los aspectos clave de las misma en tus reuniones periódicas de seguimiento de tu negocio.
Cada empres o negocio, a igual que cada persona, son todos diferentes. La estrategia, por lo tanto, es única. Busca la tuya.
Si necesitas mas asesoramiento no dudes en contactarme: nacho@bybeites.com
En el blog y en instagram has ido viendo mucho contenido relacionado con cada uno de estos bloques. Para ayudarte con tu transformación, iré relacionando parte de este contenido con cada una de las tiradas, ya que dicen que un ejemplo vale más que mil palabras... :-)
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